A sikeres munkavégzés jelentős része múlik azon, hogy képesek vagyunk-e feladatainkat priorizálni, vagy átadni másnak, azaz delegálni. Inspiráció:William Oncken munkássága
- Amennyiben huzamosabb ideig érezzük azt, hogy a felettesünktől átadott munkamennyiség több mint amit el tudunk végezni munkaidő alatt, jelezzük ezt neki és kérjünk segítséget.
- Ha a fentiek hatására sem lesz kevesebb a munkánk, és segítséget sem kapunk, kérjünk fizetésemelést, vagy mondjunk fel!
- Az első és legfontosabb öntámogató módszer, ha összeírjuk az elvégzendő feladatok listáját. Ebben szét lehet választani a munkahelyi és a személyes elintézendőket.
- Ezek után felállítunk egy időrendi sorrendet, amely egyben fontossági sorrend is. A legelső helyre nem feltétlenül a legégetőbb feladat kerül. Amennyiben vannak egészen rövid idő alatt megoldható kisebb feladatok, érdemes azzal kezdeni, mert azok sikeres teljesítése önbizalmat ad a legfontosabb és legátfogóbb teendő megoldásához.
- Ha elvégzendő összetett, vizsgáljuk meg, hogy lebontható-e szakaszokra. Ha igen, szedjük szét a feladatot, és egyenként végezzük el a kisebb egységeket.
- Miután az előkészítéssel megvagyuk, kezdjünk hozzá azonnal a legelsőnek írt feladat elvégzéséhez! Ne igyunk előtte még egy kávét, ne tartsunk szünetet, ne adjuk meg magunknak a lehetőséget, hogy átessünk a halogatás fázisába.
- Amennyiben beosztottakkal dolgozunk, igyekezzünk minél több feladatot ledelegálni nekik. Ez nem egyszerűen a felelősség és a munka áthárítását jelenti, hanem a szervezeten belüli optimálisabb dolgozói terhelés kialakítását, ami hosszú távon miden szervezeti tag érdeke.
- Beosztottunknak ne ajánljunk fel segítséget automatikusan, érezze a saját önállóságát, illetve azt hogy a feladat megoldására ő a kiszemelt ember. Viszont ellenőrizzük a munkáját nap végén. Elég, ha annyit kérdezünk tőle: ’Jól halad az üggyel?’. Ezáltal érzékeltetjük vele, hogy számítunk rá és bízunk a képességeiben.
- Használjuk ki a pár perces ’resztliidőket’! Bele sem gondolunk, mennyi időt töltünk egy munkanap alatt egyéb tevékenységekkel (kávézás, beszélgetés a munkatársakkal, cigarettaszünet, ebédszünet, stb.). Ezek átlagosan, akár 3 órát is elvehetnek a munkaidőből. Az ilyen tevékenységek többségére, úgy érezzük, azért van szükségünk, hogy ne igáslóként, szünet nélkül végezzük a feladatainkat, elszigetelve a külvilágtól. Nem a fenti ’resztli-idők’ teljes kiiktatása a cél, ugyanakkor, ha a munkavégzés első két órájába produktívnak érezzük magunkat, sokkal nagyobb lendülettel végezzük teendőinket a délután folyamán is. Ez pedig segít abban, hogy az ebéd előtti 20 percben még lebonyolítsunk egy telefonhívást, elküldjünk egy e-mailt, vagy tartsunk egy rövid egyeztetést a kollégákkal, ahelyett, hogy az ebédszünetre várnánk. A munkaidő vége előtti 1 órát ’pörgessük fel’. Kutatások kimutatták, hogy a 16-18 óra közötti időszak a multinacionális szervezetei munkavégzés legproduktívabb két órája.
- A hosszadalmas e-mail-ek helyett használjunk telefont. Ez gyorsabb, és impresszívebb megoldás, és a másik felet is könnyebben győzhetjük meg a magunk igazáról.
- Házon belüli kommunikációhoz ne használjunk e-mailt, hacsak nem nagyobb munkacsoportot érintő kérdésekről, vagy file-ok/források megosztásáról van szó. Mindig keressük fel a munkatársakat személyesen is, akár csak egy percre, hogy röviden felvázoljuk, miről van szó. Ezáltal a magunk idején is spórolunk.
A beosztottakat vegyük rá, hogy önálló tanácsadóként, megoldásokban gondolkodjanak. Úgy adjuk át nekik a feladatot, hogy érezzék: az adott határidőre teljesítendő teendő vagy megoldandó feladat a beosztott szellemi erőfeszítése révén létrejövő ’megoldási csomag’ lesz, a jelenleg ismert legjobb és egyetlen megoldás a feladatra. Motiváljuk a beosztottat azzal, hogy felelősséget helyezünk rá
Címkék: feladat, idő, munka, tapasztalat
